TUGAS 3 MPPL - KAK Go-Send

Tugas MPPL - 3

Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Pengembangan Sistem Informasi Pengiriman Paket

Go Send

Tahun 2018

A. Latar Belakang

Sebuah informasi merupakan kunci utama dalam sebuah perusahaan. Informasi sangatlah tergantung dari beberapa aspek antara lain aspek sumber, bagaimana mendapatkannya dan beberapa aspek yang lain. Informasi memegang peranan yang penting dalam proses pengambilan keputusan bagi pihak manager. Informasi yang tepat, akurat dan relevan tentunya akan mendukung dalam pengambilan keputusan tersebut.

Sedangkan untuk mendapatkan informasi yang  cepat, tepat dan akurat, maka tidak lepas dari sistem yang diterapkan oleh suatu perusahaan. Sistem Pengiriman Paket yang dilakukan secara manual mempunyai banyak kelemahan terutama dari faktor kecepatan proses pengolahan datanya, sehingga berakibat informasi yang dibutuhkan akan terlambat. Oleh karena itu perusahaan  menjadi semakin sadar bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang penting secara strategis dan membutuhkan teknologi yang dapat mengolah sumber daya tersebut.

PT. Go-Jek sendiri merupakan perusahaan IT yang sudah terkenal dimana perusahaan tersebut menyediakan ojek online. Pengguna aplikasi Go-Jek dapat memesan ojek melalui aplikasi. Setelah memesan, ojek terdekat akan langsung datang ke lokasi pengguna. PT. Go-Jek ingin menambah fitur dari aplikasi Go-Jek itu sendiri, yaitu untuk layanan pengiriman barang yang akan dinamakan Go-Send. Go-Send akan dapat memberikan informasi yang cepat, tepat, dan akurat, misalnya untuk pengguna agar tau dimana lokasi barang yang sedang dikirim itu berada.

B. Tujuan Program

Tujuan adanya Sistem Informasi Go Send antara lain:

1.      Pengolahan data pengiriman paket dan dokumen mudah dan cepat

2.      Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.

3.      Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

4.      Menjadi sistem yang lebih baik dari sistem sebelumnya karena pencatatan data user, data paket, data kota dan transaksi pengiriman paket dan dokumen terkomputerisasi dengan baik.

C. Sasaran Program

Tersedianya sistem pengiriman barang yang mudah untuk dikelola dan bisa memberikan akses data yang cepat, tepat, serta akurat.

D. Ruang Lingkup Program

Ruang lingkup program berisi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh pengembang Sistem Informasi Go-Send meliputi :

1. Tahapan pelaksanaan

a. Perencanaan

Kegiatan perencanaan meliputi assesment kebutuhan akan aplikasi yang dikembangkan untuk kemudian memahami permasalahan yang muncul dan mendefinisikannya secara rinci untuk kemudian dituangkan ke dalam rancangan aplikasi dan pembuatan schedule pelaksanaan yang memuat tahapan pekerjaan yang akan dilakukan.

b. Perancangan

Dengan memahami system sebelumnya dan kriteria-kriteria sistem yang akan dibangun, tim penyedia jasa dapat membuat rancangan sistem informasi terlebih dahulu. Selanjutnya dengan memperhatikan hasil rekomendasi dari pengguna aplikasi, tim penyediaan jasa juga harus memperhatikan :

1.      Kebutuhan organisasi

2.      Kebutuhan operator

3.      Kebutuhan pemakai

4.      Kebutuhan teknis

c. Pelaksanaan Pekerjaan

Pelaksanaan pekerjaan meliputi pembuatan aplikasi sesuai dengan hasil assesment kebutuhan yang diperlukan oleh user dan schedule yang telah direncanakan.

d. Implementasi

Implementasi sistem dapat dilakukan apabila sistem yang dikembangkan telah sesuai dengan rencana kebutuhan user dan bebas dari bug (error). Implementasi selanjutnya diikuti dengan training aplikasi kepada user sehingga user dapat memanfaatkan aplikasi dengan efektif dan efisien.

e. Evaluasi

Pada tahap ini, dilakukan uji coba aplikasi (sistem) yang telah selesai disusun. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar, sesuai karakteristik yang ditetapkan dan tidak ada kesalahan-kesalahan yang terkandung didalamnya.

f. Maintenance dan Garansi

Aplikasi yang dikembangkan harus mempunyai garansi selama 1 tahun, sehingga kalau terjadi masalah atau ditemukan keadaan yang tidak sesuai dengan rencana kebutuhan yang telah disusun dapat segera ditangani.

2. Spesifikasi Teknis

a. Database

Sebagai penyimpanan data pegawai dapat menggunakan aplikasi database yang tersedia yaitu SQL Server 2000, atau pun menggunakan aplikasi RDBMS open source yang cepat, ringan dan mampu menampung data dalam jumlah besar.

b. Sistem
Aplikasi berbasis mobile dan dapat berjalan dengan baik di berbagai platform.

c. Jaringan

Sistem yang dikembangkan harus mendukung tipe jaringan client-server yang mengakomodir penggunaan secara multiuser disaat yang bersamaan.

d. Keamanan

– Autentifikasi user

Setiap user memiliki password tersendiri sehingga hanya user-user tertentu yang dapat mengakses data sesuai dengan kebutuhan user. Oleh karena itu diperlukan tools untuk management user.

– Previllege User

Demi keamanan dan pembagian wewenang untuk setiap user, maka diperlukan adanya previllege user untuk mengatur hak akses dan kewenangan masing-masing user.

– Backup/Restore

Karena pentingnya nilai data yang digunakan oleh aplikasi, maka aplikasi harus dapat menyediakan fasilitas untuk melakukan backup / restore database, sehingga apabila terjadi kesalahan/kejadian buruk admin dapat melakukan backup / restore data dengan mudah.

– User Log

Karena aplikasi bersifat multiuser, untuk kontrol dan pengawasan perlu adanya user log untuk memantau kegiatan masing-masing user dalam penggunaan aplikasi.

3. Tenaga Ahli dan Pendukung

a. Tenaga Ahli

Dalam melaksanakan pekerjaan ini, konsultan harus memiliki tenaga ahli dengan kualifikasi dan jumlah sebagai berikut :

1.      Project Manager, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika atau Sistem Informasi, memiliki sertifikasi di bidang proyek manajemen, mempunyai pengalaman sejenis minimal 2 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.

2.   Mobile Apps Developer, berpendidikan minimal D3/S1 bidang TI, yang memiliki pengalaman minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, memiliki sertifikat keahlian bidang database, sebanyak 1 orang.

b. Tenaga Pendukung

Dalam melaksanakan pekerjaan kegiatan ini, konsultan harus memiliki tenaga pendukung dengan kualifikasi dan jumlah sebagai berikut :

1.      Technical Support, berpendidikan minimal D3 jurusan Teknik Informatika, sebanyak 1 orang.

2.      Tenaga dokumentasi, berpendidikan minimal D3 semua jurusan, sebanyak 1 orang.

3.  Administrasi, berpendidikan minimal D3 Jurusan Manajemen atau Administrasi, sebanyak 1 orang.

E. Metodologi Pengembangan

Metodologi-metodologi yang akan digunakan dalam pengembangan Sistem Informasi Go-send ini adalah metodologi yang mampu mendukung pengembangan berskala cepat (fast development) yang sesuai dengan standarisasi dalam System Development Life Cycle (SDLC). Alasan utama digunakannya metodologi pengembangan bersekala cepat dikarenakan alokasi waktu yang disediakan untuk kegiatan relatif singkat sementara scope pekerjaan yang cukup luas. Diharapkan dengan menggunakan metodologi pengembangan berskala cepat maka proses pengembangan Sistem Informasi Go Send dapat terlaksana dengan baik dan sesuai dengan waktu dan anggaran yang disediakan. Selain itu metodologi-metodologi pengembangan berskala cepat juga memiliki proses kontrol yang cukup baik karena metodologi ini dijalankan dengan melibatkan peran serta user secara aktif sehingga dapat mengurangi kesalahan dan kegagalan implementasi.

F. Penanggung Jawab Kegiatan

Penanggung jawab kegiatan adalah Bagian IT PT. Go-Jek.

G. Sumber Pendanaan

Biaya untuk pelaksanaan kegiatan ini direncanakan bersumber dari AD/ART  PT Go-Jek tahun anggaran 2018.

H. Waktu Pelaksanaan Kegiatan

Perkiraan jangka waktu penyelesaian pekerjaan ini adalah 150 (seratus lima puluh) hari kalender terhitung sejak Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) dan Kontrak ditanda tangani penyedia.

I. Lokasi Kegiatan

Semua kegiatan yang telah disusun untuk dilaksanakan dalam kegiatan ini akan dilaksanakan pada lokasi/wilayah yang telah ditentukan oleh PT Go-Jek

J. Rencana Biaya Pelaksanaan Kegiatan

Untuk mendukung pelaksanaan semua kegiatan yang telah disusun untuk dilaksanakan oleh Bagian IT PT. Go-Jek. direncanakan biaya pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan berjumlah, Rp 210.000.000,00

J. Output

Output yang diharapkan adalah sebuah aplikasi mobile.

Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) ini dibuat untuk dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan.

REFERENSI VIDEO :

Anggota Kelompok :

1. Cynthia Dewi ( 5115100074 )

2. Hendry Wiranto ( 5115100102 )

3. A. Ibnu M A C ( 5115100175 )

PROJECT MANAGEMENT LIFE CYCLE - Contingency

Siklus hidup proyek adalah tahap-tahap perkembangan proyek dari awal gagasan hingga proyek dinyatakan selesai. Dalam siklus hdup sebuah proyek, terdapat 4 tahapan inti, yaitu definition, planning, implementation, dan delivery. Masing-masing tahap memiliki tahap memiliki tahapan lagi di dalamnya. Salah satunya adalah pada tahap implementation terdapat tahap contingency.

Contingency sendiri memiliki arti yaitu kemungkinan. Dalam siklus hidup sebuah proyek, terdapat sejumlah biaya yang ditambahkan dari biaya yg sebenarnya dibutuhkan, untuk menutupi kemungkinan adanya pengeluaran yang mendadak atau tidak pasti. 

Total biaya untuk sebuah proyek dapat dirumuskan dengan = base cost estimate + contingency. Sedangkan contingency = risk exposure + estimate uncertainty.

Gambar di atas menjelaskan tentang langkah dalam memanajemenkan contingency dalam sebuah proyek.

Bagaimana cara menghitung biaya contingency dalam sebuah proyek? Dapat dilakukan dengan melihat tabel di bawah. Kebutuhan dalam manajemen proyek dibagi menjadi 5 kelas berdasarkan range kemungkinan seberapa tinggi biaya tambahannya. Kelas 5 adalah kelas yang paling tinggi yaitu 30%-100% dari biaya aslinya. Sedangkan kelas 1 adalah kelas yang paling rendah yaitu 3%-15%.

Selain biaya yang harus dipertimbangkan kemungkinannya, ada beberapa contoh pertanyaan yang penting dan harus bisa ditangani saat berada pada tahap implementasi, yaitu sebagai berikut :

1. Who has the authority to close the business in the event of an emergency?
2. Which staff members are critical and must be on-site or always reachable?
3. Where are the back-ups and how are they restored?
4. Who can cover for each critical staff member?
5. Who are single points of failure and how can those risk be ameliorated?
6. What systems, vendors, and partners pose risk should they fail?
7. Who is responsible for communicating with customers, and how?